Walther Ploos van Amstel

BETALEN VOOR IETS DAT NIET WERKT?

BETALEN VOOR IETS DAT NIET WERKT
NEE TOCH

Wie betaalt er nu voor iets dat niet werkt? Niemand toch? Toch doen we het nog te vaak. Als de auto bij de garage staat betalen we stevig voor elk onderdeeltje en voor elk minuutje dat de monteur aan de auto sleutelt. Vreemd eigenlijk. Zou je niet veel liever betalen voor elke kilometer die de auto je van huis naar werk brengt? Betalen voor prestaties, voor iets dat werkt. Of in wetenschappelijk termen: Performance Based Logistics.

Greenwheels heeft dat prima begrepen. Heb je af en toe een auto nodig? Dan biedt een abonnement op Greenwheels hetzelfde gemak als een eigen auto, maar je betaalt alleen wanneer je hem gebruikt. Greenwheels auto’s staan op meerdere uitgiftepunten in de stad, zodat iedereen dichtbij een auto kan pakken. Bij een autoverhuurbedrijf kun je op zaterdagavond niet even bellen en om tien uur ’s avonds een auto ophalen en deze ’s nachts om vijf uur terugzetten en daarbij nog eens per uur afrekenen. Want je betaalt bij autoverhuurbedrijven meestal een heel weekend ook al heb je de auto niet het hele weekend nodig. Greenwheels biedt daarmee een hoop vrijheid en gemak iets wat een consumenten van een autoverhuurbedrijf niet kunt verwachten

Producten worden steeds meer een dienst. We kopen geen auto, maar mobiliteit, we kopen geen kopieermachine, maar ongestoorde documentstromen, het leger koopt geen Joint Strike Fighter maar power-by-the-hour, het gezin koopt geen TV, maar home-entertainment. We betalen per gekeken programma of film…

Performance based logistics stelt logistiek managers voor grote logistieke uitdagingen.

De ‘verdienstelijking’ vraagt afstemming van vele processen en een perfecte kwaliteit van de interne organisatie: orderverwerking, installatie, training, facturatie, after sales en retourenlogistiek. Logistiek is dan meer dan alleen het slepen van dozen van A naar B. Uitdagingen die je op eigen kracht niet moet willen oppakken. Daarvoor zijn de klanteneisen te uiteenlopend en individueel en ontbreekt de schaalgrootte om het zelf professioneel te kunnen doen.

Performance based logsitics biedt stof tot nadenken voor ondernemingen die nu nog ‘verdienen’ aan hun service-uren en service-onderdelen. Denk je eens in dat die winstmakers vanaf morgen uw eigen kosten worden, omdat de klant alleen nog wil betalen voor iets dat werkt.

Performance Based Logistics betekent betalen voor prestaties
Onderhoudslogistiek stelt zich ten doel om productiemiddelen maximaal beschikbaar te stellen tegen de laagst mogelijke kosten tijdens de gebruiksduur. Een nieuwe strategie om dit doel te realiseren is Performance Based Logistics (PBL): het aankopen van ondersteuning in de vorm van prestatiepakketten.

De essentie van PBL is dat aanbieders van logistieke diensten worden betaald voor de prestaties van hun product en niet voor hun werkzaamheden aan het product. Het is dan wel zaak om voor een bepaald product duidelijk te maken om welke prestaties het gaat. Performance Based Logistics mag zich verheugen in een toenemende belangstelling en raakt daarmee ook de aanbieders van onderhoud. De ‘verdienstelijking’ van producten vereist een optimaal afgestelde interne organisatie, omdat een perfect proces een perfect product oplevert. Aanbieders van onderhoud staan daarmee voor een uitdaging die zij beter niet alleen kunnen oppakken. Daarvoor zijn de eisen van opdrachtgevers te uiteenlopend en ontbreekt de schaalgrootte. PBL biedt stof tot nadenken voor wie nu nog ‘verdient’ aan service-uren en service onderdelen. Deze winstmakers zijn vanaf morgen kostenposten als een opdrachtgever alleen nog wil betalen voor iets dat werkt

Asset Management Control
Na de aanschaf van productiemiddelen zijn veel kosten gemoeid met het instandhouden ervan tijdens de gebruiksduur. De ijsbergtheorie leert dat de aanschafkosten slechts 20-30% uitmaken van de totale levensduurkosten. Het ‘leven’ van een productiemiddel kent een aantal fasen: de specificatiefase, de ontwerpfase, de productiefase, de onderhouds- of instandhoudingsfase en de uitfaseerfase. Om alle levensfasen van een productiemiddel integraal te kunnen beheersen, bestaat een overkoepelende aanpak: Asset Management Control (AMC). Het doel van AMC is de totale kosten over de hele levensduur te verlagen om uiteindelijk betere prestaties te behalen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de kosten van de ontwikkeling van het productiemiddel worden verhoogd als dit leidt tot lagere kosten tijdens de instandhoudingsfase. PBL biedt hierbij een nieuwe benadering.
Productiemiddelen worden steeds vaker ‘gekocht’ op basis van PBL, waarbij één leverancier de volledige ondersteuning verzorgt. De opdrachtgever koopt ’slechts’ de prestaties van het productiemiddel. Dat lijkt simpel. Maar eerst moeten opdrachtgever en leverancier samen nadenken over het Total Life Cycle Systems Management (TLCSM). Hierbij wordt rekening gehouden met alle levensfasen van het productiemiddel.
Bij het ontwerp, het onderhoud en de modificaties aan het productiemiddel kan zo worden gestreefd naar een slimme systeemlogistieke ondersteuning. Deze ondersteuning omvat zowel onderhoudslogistieke als productlogistieke aspecten. Voor de uitvoering van TLCSM kan een Integrated Product Team (IPT) worden opgericht. opgericht. De partijen in deze samenwerking worden gekozen volgens het ‘Best Value’ principe. Dit biedt een mix van partijen op basis van hun capaciteiten, infrastructuur, ervaringen, eerdere prestaties en kosten. De leverancier hoeft niet noodzakelijk de producent van productiemiddel te zijn, maar kan ook een technische dienstverlener zijn zoals Imtech of GTI.

Kopen van beschikbaarheid
PBL gaat over de aankoop van beschikbaarheid. De beschikbare productiemiddelen zijn de prestatie. Ze zijn het resultaat van monteurs die reparaties en onderhoud hebben uitgevoerd, reservedelen die zijn geleverd en operators die zijn opgeleid. Al deze losse activiteiten leveren één operationele prestatie. Buiten het verlagen van de kosten beoogt PBL de beschikbaarheid van productiemiddelen te verbeteren (en daarmee investeringen in extra productiemiddelen te vermijden). Wanneer een productiemiddel niet beschikbaar is, worden geen productie-uren gekocht. Het is dus zaak voor de PBL-leverancier dat het productmiddel beschikbaar is, wanneer gewenst. Goede systeemprestaties en kosteneffectief onderhoud kunnen alleen worden gegarandeerd wanneer gebruik wordt gemaakt van een dynamisch onderhoudsconcept dat inspeelt op het feitelijke gebruik van de opdrachtgever. Een goede planning van de inzet van productiemiddelen is een voorwaarde voor de planning van de onderhoudscapaciteit

Kritieke succesfactoren bij PBL zijn:

Afstemmen van end-to-end processen in de keten

Prijsstructuren: starten met cost plus, later vaste tarieven

Obsolescence management

Dynamische onderhoudsconcepten

Heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Financieringsstructuur

Performance package in plaats van individueel componenten niveau

Gefaseerde implementatie

Eén aanspreekpunt voor de operator

Externe vergelijking van gebruiksduurkosten

Prestatie-indicatoren koppelen aan beloningssystemen

Een goede planning van de inzet bij de gebruiker

Programma-management
PBL betrekt in overlegstructuren alle partijen bij het beslissingsproces. Dit zorgt ervoor dat de partijen elkaar leren kennen, elkaars cultuur en belangen leren begrijpen en - heel belangrijk - dat tussen de partners vertrouwen wordt opgebouwd. De leiding van het samenwerkingsverband berust bij het ‘programma-management’ (PM). In het PM zitten zowel de leveranciers als de opdrachtgever. Het PM is verantwoordelijk voor het behalen van de met de opdrachtgever overeengekomen prestaties. Het is van belang om hierbij te letten op de kritische succesfactoren van PBL. De coördinatie van de uitvoerende taken wordt gedelegeerd aan een Product Support Integrator (PSI). Er moeten goede afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wie is verantwoordelijk voor het repareren van bepaalde onderdelen, wie is verantwoordelijk als een productiemiddel defect is, wie is verantwoordelijk wanneer een reserveonderdeel niet op tijd wordt geleverd en wie bepaalt het tijdstip waarop periodieke onderhoud wordt gedaan en wie beslist over de uiteindelijke kosten? Dit wordt vastgelegd in Performance Based Agreements (PBA’s). Binnen PBL komen diverse PBA’s voor. Tussen de opdrachtgever en PM wordt een PBA afgesloten. PM sluit op zijn beurt weer PBA’s af met ondergeschikte toeleveranciers. Het is van belang dat een operator van de opdrachtgever één aanspreekpunt (servicedeck) heeft om problemen te kunnen neerleggen. Dit voorkomt een ‘van het kastje - naar de muur’-cultuur

Slimme prijsstructuur
Voor het bepalen van een prijsstructuur kan gebruikt worden gemaakt van ‘cost-plus pricing’. Hierbij wordt de prijs gebaseerd op de gemaakte kosten. Bovenop de kostprijs wordt een winstmarge gezet. Bij de start moet het vertrouwen tussen de contractpartijen nog worden opgebouwd. Er is behoefte aan controle en zicht op de kosten die de leverancier maakt. Bij ‘cost plus pricing’ ziet de opdrachtgever exact wat er gebeurt. Dit schept vertrouwen waardoor in een later stadium van de samenwerking een vast tarief kan worden gehanteerd, bijvoorbeeld per productie-uur of zelfs per productie-volume. De opdrachtgever betaalt aan één hoofdleverancier en deze rekent af met ondergeschikte leveranciers. Ook moet de financieringsstructuur van de opdrachtgever transparant zijn. In grote organisaties bestaat vaak een onderscheid tussen de eigenaar (’maintainer’) van het systeem en de gebruiker (’user’). Wie betaalt voor de prestaties? En wie bepaalt de prestaties? Benchmarking, uitgevoerd door een externe partij, kan een opdrachtgever het vertrouwen geven dat de leverancier goed werk levert tegen acceptabele kosten.

Afstemming in de hele keten met heldere verantwoordelijkheden
Bij PBL moeten niet alleen interne processen goed op elkaar worden afgestemd. Ook is afstemming nodig in de onderhoudslogistieke keten. Een vertraging op één punt heeft consequenties voor andere schakels in de keten. Diverse kleine partijen leveren onderdelen voor het totale productiesysteem. De verantwoordelijkheden van alle spelers in de onderhoudslogistieke keten moeten helder zijn beschreven en van kop-tot-staart op elkaar aansluiten. Veel ondernemingen maken hierbij gebruik van ‘lean six sigma’. Om te wennen aan de grotere onderlinge afhankelijkheid is het verstandig om PBL stap voor stap in te voeren. Bovendien kan bij de invoer van PBL worden gestart met kortlopende contracten. Als de nieuwe werkwijze voldoet, kan het concept worden uitgebreid naar andere subsystemen en met langdurige contracten. PBL kan dus ook per individueel onderdeel van het productiemiddel worden ingevoerd, bijvoorbeeld voor meet- en regelapparatuur of aandrijvingen

Meer literatuur
Stavenuiter, J. (2002), Cost Effective Management Control of Capital Assets, An integrated Life Cycle Management approach, Asset Management Control Research Foundation, Medemblik

http://www.amccentre.nl/

http://www.worldclassmaintenance.eu/

Comments