Dropshipping, crossdocking, vendor managed inventories, collaborative planning, performance based logistics, paperless processen en shop-in-shop. De buzzwords voor de ultieme samenwerking met leveranciers. Allemaal prima initiatieven Lees verder op SCM online! …. maar haal je ook de geplande doelen? om samen te werken aan een betere supply chain, consumenten nog beter van dienst te zijn, minder werkkapitaal te hebben en samen nog meer te verdienen. En de resultaten daarvan moet je bij Supplier Relationship Management (SRM) nauwkeurig monitoren.
Om dat allemaal goed te regelen leggen inkopers die supply chain-afspraken ook vast in hun inkoopcontracten en service level agreements. Naast de vanzelfsprekende afspraken over prijzen, betalingstermijnen en Incoterms staan die contracten tegenwoordig bomvol met tientallen bonus/malusafspraken. De leverancier krijgt een boete voor elke te late levering, elke back order die daaruit resulteert, elke niet automatisch te verwerken factuur, vergoeding voor plaatsing van een foto op de website, retouren door foute leveringen, niet vooraf aangemelde zendingen, omverpakactiviteiten en ga zo maar door. Een schier oneindige lijst… Wat zullen ze daar uren over hebben gebakkeleid bij de onderhandelingen.
Vorige week was ik op bezoek bij een bedrijf dat slim zijn hele assortiment mobiele-telefoonaccessoires had ‘uitbesteed’ aan een dropship-leverancier; van order-to-cash. En in dat inkoopcontract stonden 26 van dergelijke niet-prijsafspraken. Na mijn vraag hoe ze dat elk maand monitoren, bleef het stil aan de andere kant van de tafel. De supply chain manager, de controller en de inkoper wisten het gewoon niet. Na even rekenen had het bedrijf vorige jaar meer dan 250.000 euro bij deze ene leverancier laten liggen. Een stevig stukje cashflow!
Ze hadden het wel eens geprobeerd en de discussies met de leveranciers waren vruchteloos. Bovendien leverde de SRM-software van die bekende ERP-leverancier de informatie niet, dus stond alles in losse Excel-sheets, en kostte het onevenredig veel tijd van iedereen in de logistieke keten om het vast te leggen.
De afspraken waren noch Specifiek, noch Meetbaar. Dus helemaal niet SMART. En elk incidentje bleek een bron van eindeloos gesoebat met de leverancier. Dode letters dus… en het ultieme doel, een betere service en lagere ketenkosten- en voorraden, werd uiteindelijk niet gehaald. Jammer van die kostbare tijd van de inkoper.
Die dode letters in de inkoopcontracten? Begraaf of ontwaak ze. Maar zorg vooral dat ze specifiek en voor alle ketenpartners meetbaar zijn, dat die afspraken ook echt bijdragen aan de strategische doelen die je in de supply chain hebt gesteld, en regel een proces om die afspraken op tijd te monitoren met de ketenpartners.